동사무소 신청서에 주소, 직장, 가족관계 ... 꼭 다 써야 할까 ?

지자체(시군구)가 만드는 조례·서식·신청서에도 "개인정보 침해 용인"이 숨어있을수 있습니다. 불필요한 개인정보 요구를 줄이고, 안전하게 관리는것이 필요합니다.

개인정보는 한번 새면 다시 모으기 어렵고 피해가 큽니다. 과도한 개인정보 수집은 해킹·오남용 위험을 키우게 되고, 불필요한 칸을 줄이면 업무도 빨라지고, 민원도 줄어들게 될 것입니다.

이렇게 하기 위해서는 개인정보를 수집하는 목적을 명확히 하고, 무엇을 위해 개인정보를 수집하는지에 따라, 그 목적에 딱 맞는 최소 항목만 요구하여 수집하는것이 필요합니다. 주소·직장·가족관계 처럼 예민하거나 범위를 넘어선 정보는 기본적으로 제외하는것이 좋습니다. 그리고, 주민등록번호나 민감정보에 대해서는 법에서 분명한 근거가 있을 경우에만 수집이 가능하며, 대체수단(생년월일과 휴대폰 본인인증 등)을 통해 수집을 제한하는것이 피해를 줄일 수 있습니다.

또한, 수집된 데이터는 보유기간을 짧게 정하고, 목적 달성 후 즉시 파기하는것이 원칙입니다. 꼭 보관하여야 하는 경우에는 최소 기간만 지정하여 보관하여야 합니다. 수집된 개인정보가 어디에 사용되는지, 누구와 공유하는지, 언제 지우는지 등을 알기 쉽게 안내하고, 내부적으로 접근 권한, 암호화, 접속기록으로 안전하게 관리하여야 합니다.

시민들을 위한 공공기관의 체크리스트로는 신청서에 수집에 대한 목적이 안내되고 있는지? 주민등록번호, 건강정보, 지문 등 민감한 정보는 대체수단으로 변경가능하다면 변경하고, 최소한 꼭 필요한 정보만 수집하는지? 보유기간과 파기 방법에 대하여 안내가 되고 있는지? CCTV안내판에는 목적, 범이, 보관기간, 담당자 정보가 명확히 표현되어 있는지?

제가 컨설팅을 할때 자주 듣는 질문으로는 법에 근거가 없으면, 주민등록번호는 절대 수집 못하나요 ? 동의만 받으면 어떤 정보든 수집이 가능한가요 ? 보유기간이 길수록 안전하지 않나요 ? 와 같은 질문입니다. 주민등록번호는 법에 근거하여야 하며, 목적달성에 필요한 최소한의 항목만 수집하여야 하며, 보유기간이 짧을수록 안전합니다.

적게받고, 짧게 보관하고, 투명하게 알리기

개인정보 보호의 핵심은 어렵지 않습니다. 개인정보 수집은 꼭 필요한 항목만 수집하고, 보관기간을 최소로 운영하며, 개인정보에 대한 이용 제공에 대하여 투명하게 알리면, 대부분의 문제는 예방됩니다.

최근 해킹 등 사례로 개인정보 유출에 관해 많은분들이 걱정하고 있습니다. 내 정보는 안전한가? 정말로 안전한가? 걱정이 될 수 밖에 없는 상황입니다. 좀 더 안전한 물리적, 기술적 보호조치와 관리적 보호가 이루어져야 합니다.